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ESTUDIOS DE CASO
Estudio de Casos - EcoTA

EcoTA SRL nació en 2012, producto de una sociedad entre dos uruguayos, Daniel Acquarone y Walter Torres, para darle servicio técnico de reciclado de heladeras comerciales y disposición final de gabinetes vacíos a la empresa Cervecería y Maltería Quilmes. En el último tiempo la empresa ha tenido un marcado crecimiento: en 2015 se duplicaron las ventas respecto de 2014 y se prevé que en 2016 se triplicará lo alcanzado en 2015.

¿Qué hace puntualmente EcoTA?

Somos una empresa innovadora, porque entiendo que somos los únicos que reparamos y desguazamos heladeras comerciales que se utilizan en los puntos de venta. Actualmente reparamos heladeras de alrededor de diez fabricantes del mundo y de distintas variedades (una puerta, dos puertas, etc.). Seguramente otras empresas de refrigerio hagan algo parecido, pero con un procedimiento más lento o más costoso. La idea de hacerlo de esta forma surgió a partir de la visión de la gente de Quilmes, que vio las posibilidades que tenía esta sociedad. Esto nos dio la oportunidad de armar un circuito que nos permite ser más eficientes frente al punto de venta, lo que finalmente se traduce en optimizar ventas y costos.

¿Qué hacen con el material producto del desguace?

El desguace va a reciclaje, separamos el cobre, el plástico, el tratamiento del aceite. Todo tiene un tratamiento ecológico. Por eso se llama EcoTA. Se reparan y desguazan miles de heladeras por año; el volumen por objetivo anual que tenemos es de arriba 12000 heladeras reparadas y más de 20000 desguazadas. Para el cliente el proyecto fue una gran apuesta producto de su búsqueda de continua innovación, al principio, porque existían riesgos, pero EcoTA está logrando siempre la mejor performance posible para estar dentro de la liga. Cuidamos esa calidad continuamente.

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¿Cuál fue la necesidad que llevó a buscar una solución en NeuralSoft?

En principio la necesidad fue llevar la contabilidad más allá de la declaración de impuestos; los números se volcaban en planillas de Excel y se gestionaba mirando el estado de la cuenta bancaria. Necesitábamos tener un sistema contable de Control de Gestión. Mi incorporación a EcoTA tuvo por objetivo dar apoyo a las áreas administrativa y financiera. Desde el inicio, a los socios les expliqué la necesidad de incorporar un software de gestión, un ERP. Antes la información se podía perder, se hacía todo manualmente y estaba todo basado en individuos. Si las computadoras se rompían o las robaban, perdíamos toda la información.

¿Cómo fue el proceso de búsqueda de un ERP?

Previamente yo tuve experiencia en administración y finanzas e implementaciones de ERP para empresas tipo PyMEs en U.S.A y en Uruguay. Cuando vi las posibilidades de EcoTA primero realicé un research online para buscar sistemas que me brindasen la posibilidad de ordenar a distancia la gestión administrativa, y así fue como llegamos a NeuralSoft.

¿Por qué eligieron Rubiro?

NeuralSoft me daba la posibilidad de trabajar en la nube desde Uruguay, Argentina y Estados Unidos, lo que resultó clave para tomar la decisión, ya que nosotros hacemos la gestión comercial desde Uruguay y Estados Unidos y manejamos el taller desde Argentina. Los dos socios están en Uruguay y el taller está en Berazategui (Provincia de Buenos Aires), donde también tenemos el depósito, la administración y la gerencia.

En el taller tenemos solamente un par de workstations e impresoras. La selección de NeuralSoft también se basó en que no teníamos necesidad de inversión en servidores ni red LAN interna. Otros proveedores involucraban inversión en servidores -que nosotros no tenemos-, red, acceso y mantenimiento a un costo mucho más alto, lo que para EcoTA era inviable. Hoy por hoy comenzamos con Rubiro, pero a futuro podríamos migrar a Presea sin dificultad, porque ya tenemos un camino hecho. El software de gestión Rubiro nos da más de lo que hoy nuestra empresa necesita y a un precio que podemos afrontar.

¿Tuvieron dificultades o resistencias con la implementación?

No hubo resistencias, pero sí una barrera por el temor de un contrato a 3 años, un prepago inicial de 6 meses sobre algo intangible para empezar. Afortunadamente, además, se pudo solucionar vía Skype la comunicación a distancia, dado que yo estoy a cargo del proyecto y resido en Miami. Estoy seguro que los beneficios se van a ver muy pronto, una vez que podamos comenzar a hacer presentaciones del estado financiero a los socios.

La implementación del sistema no es fácil cuando se trata de impuestos, retenciones, etc., pero se hizo en tiempo récord. En mayo, empezamos la implementación con la creación de la SRL, el plan de cuentas, los formularios, los pagos a proveedores, el modo de hacer un asiento contable, la factura electrónica, etc. pero a medida que el proyecto avanzó algunas prioridades cambiaron bastante.

¿Qué resultados y beneficios concretos obtuvieron con Rubiro?

Entre otras cosas, el acceso a la información en tiempo real y obtener datos críticos para la empresa a los que se puede acceder desde cualquier lugar y en tiempo real, gracias a tener un sistema en la nube. Anteriormente dependíamos sólo de individuos para poder facturar, mantener el inventario, etc. y ahora ya no. Ahora podemos controlar los gastos y otros rubros (manejo de caja chica, conciliación bancaria, flujo de fondos, manejo de los impuestos, etc.). Esa información nos permite además el correcto manejo de los procesos y poder obtener reportes para análisis y la toma de decisiones.

El beneficio más grande que fue percibido inmediatamente fue la utilización de la factura electrónica, porque hasta el momento todo era manual o vía email, pero dependían de las personas: gerente, contador, el cliente, etc. Ahora se hace todo automático, se cargan los remitos, los remitos se transforman en facturación, tengo las cantidades, las unidades, hasta el aumento de precio. A fin de mes le mando el reporte al contador y listo, tema terminado.

En junio, cuando presentamos internamente el proyecto de cómo se iba a proceder con la implementación, me contaron que en marzo se había caído el sistema de inventarios y que desde ese momento no habían podido solucionarlo. Se manejaba un sistema de terceros para llevar el control del pañol, porque los repuestos son del cliente. A priori y al empezar la implementación, no le di importancia porque no impactaba en mis estados contables ni eran parte de mi costo de ventas, pero en el depósito manejan un sistema en el que le dan de alta o de baja a los repuestos y necesitaban una solución.

Había que tener un sistema integrado y no independiente.

Me dijeron: “paren las rotativas Gabriel, tenés que encargarte de ver cómo solucionamos esto. Se nos cayó en marzo y el cliente nos está pidiendo que lo arreglemos y entre marzo y junio no pudimos solucionarlo.” Entonces hablé con NeuralSoft y creamos la empresa de Repuestos EcoTa. ¡Ahí tenés otro caso de éxito, junio, julio, agosto y parte de septiembre nos dedicamos a los repuestos!

En agosto hicimos un cambio con Adrián Petrasso (Implementador de Servicios Profesionales de NeuralSoft) para mejorar la calidad de la información y presentarle a nuestro cliente: qué y cuantos repuestos usamos, cuántos técnicos repararon y qué tipo de reparación, en cuanto tiempo. Hoy por hoy podemos generar reportes por heladera, por técnico, por mes, por semana, por lo que quiera para presentarle al cliente.

¿Cuáles fueron las repercusiones en su cliente de esta mejora mediante Rubiro?

Ya en la primera presentación sobre los reportes e información de la que ahora disponemos, el cliente “tiraba fuegos artificiales”, porque le contamos que estamos respaldados por NeuralSoft en la Nube, respaldados día por día. Ahora ya no es más un motivo o excusa “se me rompió la laptop y perdimos toda la información”.

Les presentamos lo que estábamos haciendo con Rubiro y el feedback fue que saltaban de alegría, todos los presentes de parte del cliente ya empezaron a decir “mandame reporte de esto”, “por favor de aquello”, quedaron súper entusiasmados. Fue un éxito más allá de la parte contable que es por lo que comenzamos.

¿Cuáles fueron las repercusiones en el personal de EcoTa? ¿Y en el negocio?

La profesionalización del taller ya pasó a “ligas mayores” como decimos internamente, porque veníamos con una presión por parte del cliente que les decía a los chicos del depósito respecto del software anterior “tu software no me sirve”, “no me da la información que necesito”, “se cae todo el tiempo”, “se les rompió la computadora y qué pasó, ¿dónde está la información?”, etc. Había todo un ámbito bastante complicado al respecto. Por ahora Rubiro nos está dando resultados con creces, la implementación y la flexibilidad del sistema fueron fantásticas.

También yo soy muy dado con estos temas y me interesa mucho meterme en los detalles. Yo fui la única persona que estuve en las capacitaciones, absorbí todo y luego bajé la información. No por centralizar, sino debido a nuestra estructura y geolocalización era necesario trabajarlo así. En este tipo de empresas medianas muchas veces es necesario hacerlo de este modo.

¿Qué proyectos tienen a futuro?

Hay dos tipos de proyectos para EcoTa hoy: el cliente actual y las posibilidades afuera. El cliente actual nos está dando más trabajo porque nos ve que los acompañamos en el camino del crecimiento y va de la mano profesionalizar más, de traer gerentes, un software ERP confiable, etc. Nuestro cliente, al ver todos los cambios que estamos haciendo, como por ejemplo que estamos buscando la certificación ISO 9001, nos pide más volumen. Todo lo que requiere lo estamos cumpliendo para poder ampliar el volumen, por un lado, y por el otro dejar la posibilidad abierta a que el cliente nos pida adicionar otro tipo de trabajo por fuera de la reparación de las heladeras comerciales. En el mundo del refrigerio hay variantes que quizás hoy por hoy no tienen un circuito de reparación y ellos nos pueden llegar a pedir.

El objetivo de EcoTa también es posicionarse para poder replicar esto frente a otro cliente del estilo y talla de Quilmes, mostrándoles lo que hacemos y decirles que a ellos también se los podemos brindar. La idea es no sólo hacerlo en todo Argentina, sino en Uruguay y en Paraguay, por ejemplo, en Sudamérica en general. La sociedad también tiene una representación de una fábrica de heladeras que está en México, que es otra oportunidad también.

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¿Cómo es el equipo de EcoTa?

Soy hijo de uno de los socios fundadores, Daniel Acquarone, y tengo otras actividades, vivo en Miami y trabajo full time con empresa norteamericana basada en Dallas. Con EcoTa trabajo triangulando con Argentina y Uruguay, por eso la importancia de tener disponibilidad en la Nube. Nuestra empresa cuenta con una gerencia general profesional (la que apoyo 100% el proyecto) 3 administrativos; dos socios con perfiles distintos y complementarios, uno más administrativo-comercial y el otro más técnico, y alrededor de 35 personas en total.

Asimismo, la sociedad tiene la Representación, asesoramiento comercial y es responsable del servicio técnico de heladeras de alta gama para Uruguay, Argentina y Paraguay (marca Criotec).

¿Cuál fue el rol del equipo de NeuralSoft en el éxito del proyecto?

Apostar a Argentina en 2012 era una apuesta fuerte, respecto al cepo cambiario y todo lo que ya conocemos, lo mirábamos a mi padre con mis hermanas y pensábamos que estaba medio loco. Pero por suerte fue muy bien, mi rol es que mi padre pueda gestionar desde Uruguay y Argentina, pero sin estresarse, que tenga más tiempo para disfrutar y que la empresa siga creciendo. En definitiva, que puedan tener con su socio la información necesaria para la toma correcta de decisiones.

El personal para nosotros es lo más importante, además de los socios, claramente. Mi postura es que para que esto sea un éxito es importante el partnership. Manejarnos transparentemente fue clave. Años atrás me toco comenzar a trabajar en dos empresas porque “rodaron” dos cabezas por problemas de implementación de proyectos que luego pude enderezar un poco. En este caso, Analía Sánchez, quien estuvo a cargo del proyecto por parte de NeuralSoft, fue clave para la implementación en EcoTa porque siempre estuvo al pie del cañón. En el servicio de Customer Care de NeuralSoft hay otra gente que me ayudó muchísimo, están siempre dispuestos. Cuando tuve algún problema un sábado a la mañana o a las 8 de la noche siempre estuvieron para ayudarme. Eso hace parte al éxito también.

Quiero destacar que con NeuralSoft encontré una sociedad, Analía Sánchez de Servicios Profesionales ha hecho un trabajo excepcional en mantenernos comunicados y puedo decir que es impecable su modo de trabajar. El profesionalismo de Adrián Petrasso y Miguel Mazza, también de ese equipo, hicieron que el trabajo fuera más fluido. Más teniendo experiencias en Estados Unidos en las que vi fracasar proyectos por culpa del cliente que no tiene claras las expectativas y prioridades y del otro lado el implementador no lograr canalizarlo.

Entre NeuralSoft y EcoTA lo que destaco es la comunicación. Mucha de las frustraciones de las dos partes se da cuando la comunicación no está. El no conocernos personalmente a veces puede ser una piedra en el camino y todo el equipo de NeuralSoft supo cómo resolverlo y manejarlo con naturalidad. Cuando hice la selección lo hice también por la flexibilidad y las posibilidades de etapas “developed” beneficiosas para EcoTa que luego se traducen en beneficios para otros clientes de NeuralSoft. Y al revés también.

Gabriel Acquarone
Contador Público y Máster en Finanzas. Actualmente Socio y Gerente de Administración y Finanzas de EcoTA.

 

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